Terms and conditions and privacy policy

1. Información general

Razón social

HENKO SOLUTION S.A.S

Nombre comercial

HUVANTIA

NIT

900.693.408-9

Domicilio principal

Bogotá, Colombia

Contacto legal

Cata@henkosolution.com

Licencia

Henko Solution SAS otorga una licencia de uso no exclusiva, no transferible y revocable por suscripción.

2. Objeto y alcance del servicio

Regular las condiciones bajo las cuales HUVANTIA concede al cliente el uso de la plataforma, gestiona los datos y presta servicios profesionales. La plataforma opera sobre infraestructura de Amazon Web Services (AWS), alojada en Estados Unidos (región us-east-1), con arquitectura multi-tenant; las actualizaciones se aplican de forma automática a los siguientes módulos:

• Autogestión del empleado.
• Mapa de talento.
• Pulso
• Talent Match
• Alquimista

2.1. Exoneración por Fallas de Terceros y Fuerza Mayor

HUVANTIA no será responsable por la interrupción, suspensión o fallas en el servicio derivadas de: (i) fallas en el suministro eléctrico o servicios de telecomunicaciones ajenos a su control; (ii) caídas masivas de la infraestructura de terceros (ej. AWS); (iii) ataques de denegación de servicio (DDoS) que superen las medidas de seguridad estándar; o (iv) cualquier evento de fuerza mayor o caso fortuito. En tales casos, HUVANTIA actuará con la debida diligencia para restablecer el servicio en el menor tiempo posible conforme a su protocolo de continuidad.

2.2. Especificaciones para módulos de evaluación (psicotécnicos)

Decisión humana y no discriminación: la plataforma es una herramienta de soporte a la decisión. El cliente garantiza que cualquier decisión final de contratación, promoción o desvinculación contará con intervención humana significativa. El cliente asume la responsabilidad exclusiva de asegurar que el uso de los resultados de FLOW no genere sesgos discriminatorios ni contravenga la normativa laboral vigente, exonerando a HUVANTIA por decisiones basadas exclusivamente en el procesamiento automatizado de datos.

Para los módulos de evaluación de candidatos y mapas de talento que utilicen pruebas psicotécnicas:

• Finalidad: identificar tendencias de comportamiento y rasgos de personalidad para medir afinidad y potencial.
• Naturaleza: No son herramientas de diagnóstico de salud mental ni miden la capacidad técnica total.
• Disclaimer de resultados: los resultados son indicadores basados en respuestas en un momento específico. No son 100% predictivos y factores propios del candidato, podrían influir en los resultados.
• Uso de la información: el candidato se compromete a responder de forma honesta. Cualquier manipulación invalida el reporte.
• Herramienta de Apoyo: Deben usarse como un insumo más en un proceso integral. La decisión final de contratación es responsabilidad exclusiva del cliente.
• Margen de Error: Existe un margen de error estadístico influenciado por factores como estrés o cansancio.
• Inteligencia artificial: Talent Match genera un resumen de la hoja de vida y observaciones de apoyo mediante un modelo de inteligencia artificial (Amazon Bedrock, procesado en Estados Unidos). Son un insumo y no reemplazan la revisión humana.
• Propiedad: Todos los dilemas, algoritmos y nombres de factores (ej. "Mentalidad Exploradora") son propiedad exclusiva de HENKO SOLUTION S.A.S. (HUVANTIA). Prohibida su captura de pantalla o distribución.

3. Condiciones de licencia y restricciones

3.1. Licencia

HUVANTIA otorga al cliente una licencia de uso, no exclusiva, no transferible, por suscripción y revocable, para que los usuarios autorizados accedan a la plataforma durante la vigencia.

La licencia se mide por número de empleados activos o por usuarios nombrados, según la orden de servicio. El cliente se obliga a mantener actualizada la cifra real; sobre-uso generará cargos adicionales a la tarifa vigente.

3.2. Los clientes y usuarios, se abstendrán de:

• Sublicenciar, arrendar o permitir acceso a terceros no autorizados.
• Realizar ingeniería inversa, descompilación o derivar código fuente.
• Interferir con el desempeño de la Plataforma o introducir código malicioso.
• Procesar contenido ilegal o infractor.

3.3. Propiedad de mejoras y ajustes

El cliente reconoce que cualquier mejora, ajuste o nueva funcionalidad desarrollada por HUVANTIA, incluso aquellas sugeridas o solicitadas por el cliente (salvo que se pacte expresamente la propiedad exclusiva del cliente por escrito y bajo un esquema de "obra por encargo"), será propiedad intelectual exclusiva de HUVANTIA y se integrará al núcleo (core) de la plataforma para el beneficio de la comunidad de usuarios.

4. Creación y manejo de cuentas

4.1. Registro de administrador

El Cliente designará al menos un administrador responsable de crear y gestionar cuentas de usuarios autorizados y de definir perfiles de acceso.

4.2. Seguridad de credenciales

Las credenciales son personales e intransferibles. El cliente responderá por toda actividad realizada bajo sus cuentas, incluyendo acciones de sus usuarios autorizados.

5. Propiedad intelectual

5.1. Titularidad de HUVANTIA

HUVANTIA, es titular absoluto de todos los derechos sobre la plataforma, su código, bases de datos, diseños y documentación.

5.2. Datos del cliente

Los datos del cliente son de exclusiva titularidad del cliente. HUVANTIA recibe un mandato tecnológico para alojar y procesar dichos datos conforme al presente documento, los cuales serán tratados con altos estándares de diligencia debida.

Datos sensibles: el cliente solo debe cargar datos sensibles en la plataforma cuando cuente con la autorización previa, expresa e informada del titular, conforme al artículo 6 de la Ley 1581 de 2012. Si el cliente carga datos sensibles sin esa autorización, HUVANTIA podrá solicitarle que la acredite y, mientras tanto, restringir el acceso a esos datos o proceder a su eliminación.

5.3. Feedback y customer Input

El cliente concede a HUVANTIA un derecho amplio, irrevocable y libre de regalías para usar recomendaciones o sugerencias formuladas sobre la plataforma, sin que ello genere compensación.

6. Confidencialidad

6.1. Alcance

Cada Parte mantendrá en reserva toda información confidencial de la otra parte a la que tenga acceso, durante la vigencia y cinco (5) años siguientes.

6.2. Excepciones

La obligación no aplica a información que sea (i) de dominio público; (ii) conocida legítimamente antes de revelarse; (iii) divulgada sin violación; (iv) exigida por autoridad competente (previa notificación, salvo prohibición legal).

7. Tratamiento de datos personales

7.1. Roles y responsabilidades

• Cliente: responsable del tratamiento, compartido y la transferencia de sus datos.
• HUVANTIA: encargado del tratamiento, conforme ley 1581/2012 y decreto 1074/2015.
• Esta regla general no aplica al módulo Alquimista, donde HUVANTIA actúa como responsable del tratamiento de los datos de sesión. Ver numeral 11.3.

7.2. Obligaciones de HUVANTIA como receptor de los datos del cliente

• Procesar datos personales solo bajo instrucciones documentadas del cliente.
• Garantizar confidencialidad y capacitar a su personal.
• Implementar medidas de seguridad idóneas.
• Asistir al cliente en la atención de derechos arco/abe.
• Suprimir o devolver los datos personales solicitados por el cliente, al terminar la relación.
• Notificar incidentes de seguridad al cliente dentro de las 72 horas siguientes a su detección.

7.3. Transferencias internacionales

Los datos de la Plataforma se alojan de forma permanente en servidores de Amazon Web Services (AWS) en Estados Unidos (región us-east-1); las funciones de inteligencia artificial se procesan en la misma región. Esta transferencia internacional se ampara en que Estados Unidos está reconocido por la Superintendencia de Industria y Comercio como país con nivel adecuado de protección de datos personales (Circular Única, Título V, Capítulo 3, numeral 3.2), sin perjuicio de lo cual HUVANTIA mantiene con AWS acuerdos de tratamiento de datos y medidas de seguridad conforme al principio de responsabilidad demostrada (Ley 1581 de 2012). El cliente autoriza esta transferencia como condición necesaria para la prestación del servicio.

7.4. Cumplimiento GDPR y CCPA/CPRA

HUVANTIA tratará los datos personales conforme al Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) de la Unión Europea y a la CCPA/CPRA de California cuando estas normas resulten aplicables por la ubicación del titular de los datos o del cliente; en los demás casos, el tratamiento se rige por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015.

7.5. Obligaciones del cliente

El Cliente deberá:

• Contar con bases legales para tratar y transferir datos personales.
• Solo cargar datos sensibles cuando cuente con la autorización previa, expresa e informada del titular exigida por el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, e informar a HUVANTIA de dicha autorización cuando esta la solicite. Si el cliente carga datos sensibles sin acreditar esa autorización, HUVANTIA podrá restringir el acceso a esos datos o eliminarlos, sin que ello constituya incumplimiento de su parte.
• Informar a los titulares sobre la política de privacidad desde la primera interacción con la aplicación, y adicionar los disclaimers de aceptación correspondientes al cargar datos de carácter sensible.

8. Uso de datos anonimizados y datos de uso de la plataforma

8.1. Fundamento legal y alcance

El Cliente autoriza expresamente a HUVANTIA para procesar:

• Datos anonimizados derivados de los datos personales alojados, con fines de (i) analítica de mercado; (ii) generación de benchmarks sectoriales; (iii) mejora continua de la plataforma; (iv) desarrollo de nuevos servicios de consultoría; (v) investigación científica y académica.
• Datos de uso de la plataforma (event logs, tiempos de respuesta, rutas de navegación, telemetría de funciones, conteo de clics, parámetros de rendimiento), en la medida necesaria para (i) monitorizar la calidad del servicio; (ii) diagnosticar errores; (iii) desplegar mejoras de experiencia de usuario; y (iv) entrenar algoritmos de optimización.

8.2. Garantías de anonimización y seguridad

• Para los datos anonimizados, HUVANTIA, en definición con el cliente, aplicará técnicas de anonimización irreversible (k-anonimato ≥ 10, pseudonimización, agregación, hash unidireccional).
• Para los datos de uso, HUVANTIA limitará los datos personales en los registros técnicos (logs) a lo necesario para operar, asegurar y diagnosticar el servicio.
• Se prohíbe la re-identificación o reversión por parte de HUVANTIA o terceros receptores.

8.3. Derecho de OPT OUT

El cliente podrá solicitar exclusión de sus datos anonimizados de los estudios agregados mediante notificación escrita con 30 días de anticipación. el OPT OUT no aplica a los datos de uso imprescindibles para la prestación segura y estable del servicio.

8.4. Acceso a métricas personalizadas

• HUVANTIA proporcionará al cliente paneles estándar de analítica (dashboards) incluidos en la suscripción.
• Las métricas o reportes adicionales solicitados por el cliente que requieran extracción, transformación o desarrollo a la medida deberán ser revisados de forma conjunta para definir alcance y complejidad técnica, y cotizados como servicios profesionales adicionales, con tarifas y cronograma acordados por escrito antes de su ejecución.
• Cualquier integración de herramientas externas de business intelligence o exportaciones masivas de logs fuera de los formatos ofrecidos por defecto se considerará servicio no estándar y estará sujeta a cobros adicionales.

9. Medidas de seguridad de la información

9.1. Certificaciones y estándares

• HUVANTIA se apoya en la infraestructura de Amazon Web Services, que cuenta con certificaciones ISO/IEC 27001 y reportes SOC 2, y aplica los controles descritos en este numeral.
• Se realizan copias de seguridad automáticas diarias de la base de datos, que se conservan durante siete (7) días, y copias manuales antes de cada cambio estructural.

9.2. Controles técnicos y organizativos

Los datos se protegen mediante protocolos TLS 1.2 en tránsito. El contenido del diario, la Bitácora, las tareas y las notas de los programas se guarda cifrado en la aplicación; los archivos se guardan en almacenamiento privado y se descargan con enlaces temporales; el acceso se controla por roles y cada entrada del personal de HUVANTIA a la empresa de un cliente queda registrada en un log de auditoría.

9.3. Retención y disposición de datos

• HUVANTIA retendrá los datos durante la vigencia de la relación contractual.
• Tras la terminación, se conservarán únicamente por el periodo necesario para cumplir con obligaciones legales o resolver disputas, procediendo luego a su destrucción conforme al estándar NIST SP 800-88.

10. Declaración de privacidad

En HUVANTIA creemos que la privacidad es un derecho fundamental sin importar el lugar de residencia. Esta declaración de privacidad describe cómo recopilamos, usamos, divulgamos, transferimos y almacenamos los datos personales cuando usted interactúa con nuestra plataforma HUVANTIA FLOW, nuestros sitios web www.huvantia.com y www.huvantiaflow.com (plataforma en app.huvantiaflow.com) o los servicios relacionados.

Esta declaración aplica cuando HUVANTIA actúa como responsable de los datos personales de visitantes de HUVANTIA, prospectos y representantes de nuestros clientes corporativos. Cuando procesamos datos de empleados que nuestros clientes cargan en la plataforma, actuamos como encargados y el tratamiento se rige por el acuerdo de tratamiento de datos suscrito con cada cliente. Excepción: en el módulo Alquimista, HUVANTIA actúa también como responsable respecto de los datos de sesión; ver numeral 11.3.

10.1. Datos que recopilamos

No recopilamos deliberadamente información de menores de 18 años.

10.2. Cookies y tecnologías similares

Usamos cookies esenciales para operar el sitio y en los sitios web, solo si usted las acepta en el banner, cookies de analítica y publicidad de terceros (Google Analytics, Google Ads, Meta, LinkedIn y HubSpot). La plataforma no usa cookies de publicidad. Puede gestionar sus preferencias en el banner de cookies o en la configuración de su navegador.

10.3. Bases legales y finalidades

Las bases legales de GDPR y la correspondencia con CCPA/CPRA de esta tabla aplican únicamente cuando esas normas resulten aplicables conforme al numeral 7.4; en los demás casos rige la columna "Correspondencia Ley 1581/2012".

10.4. Cómo usamos los datos

• Proveer y operar la Plataforma, crear cuentas.
• Soporte y servicio al cliente, incluyendo resolución de incidentes.
• Seguridad: detección de intrusiones, control de acceso por roles, verificación reCAPTCHA al iniciar sesión, registros de acceso y auditoría.
• Analítica y mejora: agregamos y anonimizamos datos de uso para optimizar rendimiento y desarrollar nuevas funciones.
• Analítica e investigación: usamos datos agregados y anonimizados para generar estudios multisectoriales cómo benchmark salarial, mejores prácticas en gestión de talento humano, tendencias en la implementación de planes de acción, insights de clima laboral entre otros.
• Comunicaciones: envío de boletines, invitaciones y contenidos; puede optar por no recibirlos.

10.5. Cómo compartimos los datos

No vendemos ni compartimos sus datos con terceros para publicidad comportamental ("Do Not Sell or Share" según CPRA).

11. Condiciones específicas del módulo Alquimista

11.1. Roles

• HUVANTIA: administra el módulo de principio a fin. Crea y gestiona las cuentas de mentor y de Alquimista, define perfiles de acceso, y es responsable de la configuración de visibilidad entre ellos.
• Mentor: persona natural vinculada a HUVANTIA mediante contrato laboral o contrato de prestación de servicios, que presta el servicio de mentoría en nombre y representación de HUVANTIA. No es usuario autorizado de ningún cliente empresa ni actúa bajo las instrucciones de este. Sus credenciales son personales e intransferibles (aplica por extensión el numeral 4.2) y está sujeto a las mismas obligaciones de confidencialidad, reserva y manejo responsable de datos sensibles que el resto del personal de HUVANTIA, reforzadas en su contrato de vinculación.
• Alquimista (mentee/usuario): persona natural que recibe la mentoría. Puede vincularse de forma directa (persona natural que contrata el programa a título personal) o patrocinada (una empresa cliente contrata el programa para uno o varios de sus colaboradores).
• Empresa patrocinadora (cuando aplica): no es administradora del proceso de mentoría ni tiene acceso a las cuentas de mentor. Su rol frente a la información del proceso se limita a lo descrito en el numeral 11.5.

11.2. Cuentas y acceso de mentores

Las cuentas de mentor son creadas y administradas por HUVANTIA, no por el cliente empresa. Al finalizar la vinculación de un mentor con HUVANTIA (por cualquier causa), HUVANTIA revocará su acceso a la plataforma y a toda la información de los procesos de mentoría que haya acompañado, sin perjuicio del deber de confidencialidad posterior que ya rige en el numeral 6.1 (cinco años).

11.3. Tratamiento de datos personales: HUVANTIA como responsable

Para los datos generados dentro del módulo Alquimista (notas de sesión, observaciones del mentor, resultados de instrumentos de autoconocimiento aplicados en el marco del programa), HUVANTIA actúa como responsable del tratamiento, en los términos de la Ley 1581 de 2012, y no como encargado. Esto se aparta del régimen general del numeral 7.1 porque el servicio de mentoría lo presta HUVANTIA directamente a través de su propio personal, con su propia metodología, y no por instrucción del cliente empresa sobre el tratamiento de los datos de sus colaboradores. Cuando el Alquimista es patrocinado por una empresa cliente, esta conserva la calidad de responsable únicamente respecto de los datos básicos de vinculación laboral y de la relación comercial (nombre, cargo, correo corporativo, y la confirmación de que el colaborador fue inscrito y está asistiendo al programa), pero no respecto del contenido de las sesiones.

11.4. Categorías de datos propias del módulo

En el módulo Alquimista, las "Notas y observaciones de mentoría" pueden tocar incidentalmente datos sensibles en el sentido de la Ley 1581 de 2012, aunque su finalidad no es clínica ni diagnóstica. Por eso:

• Se le aplican, por extensión, los mismos disclaimers del numeral 2.2 (naturaleza no clínica, margen de error, uso como insumo de apoyo y no como decisión automatizada).
• Se requiere un consentimiento informado específico al momento de inscribir al Alquimista, distinto del consentimiento general de tratamiento de datos.

11.5. Reglas de visibilidad y confidencialidad interna (requisito de producto)

Para proteger la honestidad del proceso de mentoría y para proteger a HUVANTIA frente a reclamos de uso indebido de información personal, se establecen las siguientes barreras de acceso que el módulo debe implementar como control de permisos, no solo como política:

• HUVANTIA no muestra la Bitácora del mentor dentro de la interfaz del Alquimista, para preservar el rigor profesional del proceso de mentoría durante su desarrollo. No obstante, cuando el contenido de la Bitácora constituya dato personal del Alquimista en los términos del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 (observaciones o valoraciones sobre él o ella), el Alquimista podrá solicitar acceso a esa información ejerciendo los derechos del artículo 8 de la misma ley. HUVANTIA atenderá la solicitud dentro de los términos legales (10 días hábiles para consultas, 15 para reclamos), pudiendo reservar únicamente las anotaciones puramente metodológicas del mentor que no lo describan ni evalúen, o aquellas cuya divulgación le cause un daño evidente al propio Alquimista.
• El mentor ve el historial completo de los Alquimistas que tiene asignados.
• HUVANTIA (como administradora del módulo) tiene acceso completo para efectos de continuidad del servicio, calidad y soporte. Cada entrada queda registrada en un log de auditoría.
• La empresa patrocinadora, cuando exista, no tiene acceso a la plataforma. HUVANTIA le informa por fuera de ella la inscripción y el estado general del proceso y, al cierre, le entrega el informe ejecutivo de cierre redactado por el mentor (narrativo, sin juicios de valor, sin atribuir frases textuales al Alquimista). No tiene acceso a las notas de sesión en bruto ni a los resultados individuales de los instrumentos aplicados.
• Los avisos y correos que envía la plataforma no incluyen el contenido del diario, la Bitácora, las tareas ni las notas.

11.6. Terceros mencionados en las sesiones

En sesiones grupales o individuales es frecuente que se mencione a personas que no son usuarias de la plataforma (familiares, jefes, compañeros). El mentor debe limitar esos registros a lo estrictamente necesario para el acompañamiento y evitar identificar a esos terceros por nombre completo cuando no sea indispensable.

11.7. Propiedad intelectual del contenido de mentoría

El contenido metodológico que el mentor produzca en ejercicio de su vinculación con HUVANTIA (plantillas, ejercicios, hojas de ruta) se rige por su contrato de vinculación con HUVANTIA y, en lo no previsto allí, por el numeral 3.3 (mejoras y ajustes a la plataforma, propiedad de HUVANTIA).

11.8. Retención y cierre del proceso

Al cierre de un proceso de Alquimista:

• El Alquimista conserva el acceso a la plataforma durante treinta (30) días después del cierre; vencido ese plazo, su cuenta queda sin acceso y la información se conserva según este numeral.
• El informe ejecutivo de cierre se conserva de forma indefinida como parte del historial del cliente.
• Las notas de sesión en bruto y los resultados individuales de instrumentos aplicados se conservan por 12 meses tras el cierre, y luego se eliminan conforme al estándar del numeral 9.3 (NIST SP 800-88).
• Esto aplica sin perjuicio de que HUVANTIA deba conservar información por un período mayor si existe una obligación legal o una disputa en curso.

11.9. Consentimiento informado del Alquimista

El Alquimista acepta expresamente:

• Que HUVANTIA, a través de su mentor asignado, tratará la información que comparta en sesión, incluyendo eventual información sensible mencionada de forma voluntaria, con la finalidad exclusiva de prestar el servicio de mentoría.
• Que, si está patrocinado por una empresa, esta solo recibirá su estado de avance y un informe ejecutivo de cierre sin el detalle de las sesiones (numeral 11.5).
• Que los resultados de cualquier instrumento de autoconocimiento aplicado no son un diagnóstico clínico ni una medición exhaustiva de su desempeño (aplica el disclaimer del numeral 2.2).

Ajuste sustancial: la incorporación de este módulo implica una categoría de datos nueva y un cambio de rol de HUVANTIA (de encargado a responsable) para este flujo específico. Conforme al numeral 12, esto se considera un ajuste sustancial: antes de habilitar Alquimista para clientes que ya tengan otros módulos activos, se actualizará la fecha de "última actualización" y se notificará con al menos 30 días de antelación.

12. Cambios a esta declaración

Publicaremos cualquier cambio en esta página y, si los ajustes son sustanciales, enviaremos un aviso con al menos 30 días de antelación. La fecha de "Última actualización" se modificará en consecuencia.